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通知写作的几个问题
 
作者:岳海翔   来源:中国公文研究网   发布日期:2016-07-15   点击次数:
  在党政机关、企事业单位所使用的公文中,通知是发文数量最多、使用频率最高的一个文种,呈现出作者的广泛性、内容的晓谕性,用途的多样性以及使用的频繁性等特性。从实际情况来看,无论是公文写作研究领域还是公文写作实践中,对这一文种的写作与使用还存在一些问题,直接影响了通知的行文目的及效用,也不利于通知文种的规范化,因此,很有必要予以澄清。
 
  一、关于通知文种的行文方向问题
  根据《党政机关公文处理工作条例》的规定表述,通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。”由此可见,通知具有承接上下、联系内外等多方面的作用,在绝大多数情况下,通知适用于“发布、传达要求下级机关执行”的事项,显然是作为下行文来使用的;但有时又会发布、传达要求“有关单位周知或者执行的事项”,向不具有隶属关系的单位告知某一事项,诸如启用新的印章、成立或撤销某一机构等等,也可用通知来行文。这样,在公文写作理论界中多数人将通知界定为下行文的观点是不够全面的,没有完整准确地理解和把握公文法规的规定精神。因此可见,通知既可以用于发布、传达要求下级机关执行的事项,也可以向有关机关(主要是不相隶属机关)告知相关事项,具有发布、传达和告知的作用;既可以用于批转下级机关的公文,也可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,因而又具有“桥梁”和“纽带”的作用。
 
  二、关于几个相近易混术语的区分问题
  在通知的写作中,要经常涉及“印发”“发布”“批转”“转发”几个相近易混的术语,在实际使用过程中往往容易被人们弄混。值得注意的是,“印发”仅适用于机关或单位内部行文,例如《中共中央办公厅  国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》;而“发布”则适用于对社会公开,例如《国务院关于发布〈医疗事故处理办法〉的通知》;这种印发、发布性通知也可合称公布性通知,与“公布令”类似,只是在内容的重要程度上有所区别。使用“公布令”行文,其所涉及的内容事项往往更为重要诸如公布某一法律等,但仅从功能上看,二者之间差异甚微。“批转”适用于“上对下”,例如《国务院批转民政部关于进一步加强生产救灾工作的报告的通知》。被批转的下级机关的来文通常是以“请示”“报告”“意见”“方案”等文种,而以“报告”和“意见”为最多;而转发则适用于“下对上”或者“平对平”,例如《国务院办公厅转发公安部  交通运输部关于推进机动车驾驶人培训考试制度改革意见的通知》等即属于此种情形。下转上的来文文种一般是“通知”,这种转发文件的特点表现为“以通知转通知”。例如《××市人民政府转发××省人民政府关于加强社会治安综合治理工作的通知》。“平转平”即不相隶属机关之间相互转发来文的情况相对比较复杂,既有“通知”,也有“函”,特别是“平转平”的来文至今又出现“请示”“报告”及“意见”等,这是由于有些下级部门呈送给上级机关的“请示”“报告”及“意见”,按理说上级机关应当加以批转,但事实上并未以整个机关的名义加以批转,而是授权给机关的综合办事机构即以办公厅或办公室的名义转发下去,由于办公厅(室)与相关职能部门之间属于平级机关,故只能使用“转发”而不使用“批转”,这是转发性通知中一种特别现象。例如《国务院办公厅转发建设部关于进一步清理整顿房地产开发公司意见的通知》即属于此种情形。
 
  三、关于能否使用通知来公布法规、规章以及人事任免事项的问题
  以前,在1993年11月国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中曾经明确规定通知能够具有“公布法规和规章”“任免和聘用干部”的职能,后来到2000年8月国务院发布《国家行政机关公文处理办法》时将此种表述取消;2012年中办和国办联合印发的《党政机关公文处理工作条例》中仍然没有将其列入。因此,实践中,有人认为,《党政机关公文处理工作条例》中没有赋予通知“发布法规、规章”以及“任免、聘用干部”的功能,因此不能使用。这属于对公文法规的机械、片面的理解,法规中没有规定的并不等于实践中绝不可用,况且《条例》本身即以通知文种来印发,就是很好的例证。相应地诸如公布有关人事任免的事项等,显然也要用通知来行文。由此观之,全面、准确地理解和把握公文法规的规定精神,避免片面化和机械化,是公文写作研究领域和实际操作中一个不容忽视的重要问题。
 
  四、关于转文性通知标题的拟制问题
  此类通知包括批转性通知和转发性知。其中前者是用于批转下级机关的公文,后者是用于转发不相隶属机关的公文。与前述印发、发布类通知相同,此类通知均作为“文件头”来使用,采用复体行文的方式,将被批转、转发的对象运载出来。值得注意的是,此类通知的正文部分的写法通常较为简单,往往采取“篇段合一”的方式,即一篇通知的正文部分就是一个自然段,甚至往往仅是一句话。但其标题的写作却有一定的难度,因为在拟写时常常要涉及对被批转或者被转发的原文标题的引用,因此往往容易导致标题字数过多,排列起来较为冗长杂乱,繁琐累赘,令人生厌。实践中经常见到类似“一字长蛇阵”式的公文标题,主要就见之于此类标题的拟制,这种现象,不利于公文写作的规范化。例如《××区财政局关于转发〈××市财政局关于转发××市人民政府〈关于在全市财政系统中开展文明服务创先争优活动的通知〉的通知〉的通知》,内容拉杂冗长,令人生厌。如何简化此类通知的标题,实践中不少公文写作人员感到十分困惑,同时在公文写作理论界也有不少专家学者对此进行探讨,提出这样或者那样的解决办法和措施,但往往都不尽如人意,甚至也不能做到自圆其说。那么,究竟怎样加以简化呢?我们认为,解决的办法通常是:其一,压缩介词“关于”,亦即在整个标题中只使用一个介词“关于”。这个介词“关于”既可能出现在“批转”“转发”字样的前面,也可以出现在“批转”“转发”字样的后面,具体位置应视被批转、转发的对象而定,也就是说,如果被批转、转发的原文标题中已经带有介词“关于”,则前面就要省略;如果原文标题中不带介词“关于”,则前面就要添加。就一般而论,被批转、转发的对象标题不带介词“关于”的,通常是法规、规章、工作要点、实施方案等文种。《××市人民政府办公厅关于转发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》,“条例”属于法规,其标题本身不带介词“关于”,则在前面就要添加;而像《×××关于批转﹤关于×××的通知>的通知》,被批转的原文标题中已经带有介词“关于”,则前面就应省略,即应改为《××批转关于×××的通知》,既省减了文字,又加强了批转语气。其二,省略中间环节。不要层层转发或批转,而应直转即可。而且中间环节无论有几个,均应省略,以归简易。值得注意的是,省略掉的中间环节,一定要在转文通知的正文部分做出交待,以免给人以突兀之感。其三,去掉书名号,但法规、规章名称除外。这就是说,被批转、转发的对象如果是法规和规章,则要保留书名号,如果不是法规或者规章,则要坚决删掉书名号,其目的也是为了使公文标题趋于简化。其四,压缩文种。例如“××××关于转发×××关于×××的通知>的通知的通知》,此种形式的标题,其文种重叠,实属赘疣,应将原发文机关的文种名称删除,即写为“××××转发关于×××的通知”。这是指被批转、转发的对象均为“通知”的情况处理办法;但如果被批转、转发的对象不是通知,而是报告、请示、意见、方案等文种,则应保留。例如《国务院批转民政部关于进一步加强生产救灾工作的报告的通知》等等即是。
 
  五、关于不同类型通知结尾语的使用问题
  通知的写作,常常要在文尾处提出具体的贯彻执行的意见或要求。要特别注意所提出的执行要求必须有针对性,即要结合本地区、本系统、本单位的实际情况,对所发布的通知事项以及被批转、转发文件的内容要求加以具体化,做到“有的放矢”。此类通知的“执行要求”部分通常使用的习惯用语由“请遵照执行”“请认真贯彻执行”“请参照执行”“请认真贯彻落实”等等。具体如何使用,应视所发通知的内容而定。例如通知中的意见属于探索性的,且法律程序不够完备,需要下级机关边执行边修改的,则习惯用语一般写为“请研究试行”;如果通知中的要求只是根据一定地区的特点,或者批转下级机关的报告、有参考价值的意见或建议,或是应引起注意的问题,则习惯用语一般写为“请参照执行”等等。
 
  六、要特别注意分清通知发布的载体形式
  印发、发布性通知以及转文性通知,在外在表现形式上均需采用复体行文的方式,即以通知文种作为“文件头”来载运相应的文种诸如领导讲话、工作总结、实施方案等等行文,但这种被载运的对象不是通知的附件,只是一种公文的发布形式。因此,以往那种认为以“通知”作为主件,以其后的“总结”“讲话”“方案”“意见”等作为附件构成“主件——附件”的结构模式的观点是错误的,系对公文格式国家标准的误解。采用复体行文方式,用来作为“文件头”的文种,上行文通常是“报告”,下行文则往往使用“命令(令)”或者“通知”。例如《×××关于印发2015年工作总结的通知》,由于被载运的对象(即《2015年工作总结》)不属于通知的附件,因此,在通知正文结尾处不能标注“附件:《×××2015年工作总结》”,应当直接将总结附在“文件头”(通知)之后,并与通知一起装订,构成一个整体。
  (本文发表在《新闻与写作》2016年第4期。《新闻与写作》系全国新闻核心期刊、全国中文核心期刊、CSSCI(扩展版来源期刊。作者系中国公文写作研究会副会长兼秘书长,中国公文学研究所副所长、研究员)
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